A közjegyző a névaláírás hitelesítés során azt tanúsítja, hogy az ügyfél előtte írta alá az adott magánokiratot, vagy az okiraton levő aláírást a közjegyző előtt a sajátjának ismeri el. A magánokiratot az ügyfél készíti el, a közjegyző pedig ezen kizárólag az ügyfél aláírását hitelesíti. Az aláírás közjegyzői hitelesítése történhet magánszemély ügyfelek részére vagy cégek és más jogi személyek képviselői részére is.

Az ügyfelek általában akkor élnek a közjegyzői aláíráshitelesítéssel, ha az egyszerű, saját kézzel tett aláíráshoz képest további biztosítékot kívánnak igénybe venni az aláírás valódisága tekintetében. Erre különösen olyankor van szükség, amikor például kárunk keletkezhet abból, ha egy aláírást az aláíró utóbb letagad. Ilyen esetek lehetnek a nagyobb, több millió forint ügyértékű, vagy egyébként értéktől függetlenül, jelentős bizonyítási érdekkel bíró ügyek, mint például a közbeszerzési pályázatok, a hitelügyletek, különféle kereskedelmi ügyletek, ingatlanügyletek. Ezen esetekben a felek gyakran közjegyzői aláíráshitelesítés mellett adnak meghatalmazást vagy nyilatkoznak bizonyos tényekről (például összeférhetetlenségről). Mindennek pedig az a célja, hogy a közjegyzői aláíráshitelesítéssel ellátott aláírás valódisága mellett ne csupán egy törvényi vélelem, hanem egy közokirati bizonyíték – a tanúsítási záradék – is szóljon.

Milyen dokumentumokat hozzon magával aláírás-hitelesítéséhez?

• a dokumentumot, amit a közjegyző előtt alá kíván írni (annyi példányban, amennyire szüksége van),
• személyi igazolványt/vezetői engedélyt/útlevelet és lakcímkártyát (a központi nyilvántartásból való lekérdezésük díjmentes),

• amennyiben csak külföldi saját kezű aláírással és fényképpel ellátott igazolvánnyal, illetve útlevéllel rendelkezik, úgy ezeknek az okmányoknak a központi nyilvántartásból való lekérdezése térítésköteles,

• amennyiben cég nevében szeretne aláírni, úgy szükség van cégjegyzékszámra vagy adószámra, illetve 30 napnál nem régebbi hiteles cégkivonatra vagy létesítő okiratra,
• civil szervezet, egyéb jogi személy esetében azokra az okiratokra, amelyek igazolják ezek létezését és a képviselő képviseleti jogosultságát.